話すということ３．話の組み立て （１/３）
さて、それでは、プレゼンテーションの内容の準備を始めましょう。たとえ3分のプレゼンテーションでも、メリハリがないと、きき手はおそろしくあっという間に退屈を始めます。では、メリハリとはどうしたらつくのでしょうか？話し方、立ち居振舞い、そして話の組み立てです。ここでは、メリハリのある話の組み立てを考えましょう。
序論
どんなプレゼンテーションでも、スタートが一番難しく、お互いの緊張感も高いですね。コミュニケーションの流れを思い出して下さい。プレゼンテーションでも、初めは、打ち解けて話ができる関係をつくることが大切です。よく、最初に笑いを取ろうとしてパフォーマンスをする方がいらっしゃいます。プレゼンテーションの本にも、最初にユーモアを言ってみましょう、などと、罪作りなことが書いてあります。これが、相手の緊張感を下げるために行われれば効果的ですが、日本人の場合、往々にして自分の緊張感を下げるために行われているようです。こちらの緊張感が高い場合のギャグほど切ないものはありません。このようなものは、逆効果で、きき手は銀河系の彼方に遠のいてしまいます。
それでは、序論では、何を話すのが安全で、きき手にききたい気持ちにさせるのでしょうか？これだけは必要、というのは次の3点です。
①挨拶
②目的、効果
③進め方
①挨拶の仕方は、場合によって盛り込む要素が違ってきます。この場で初めてお目にかかる方には、自己紹介も必要です。なぜ今日のこの場があるのか、その経緯を簡単にお話することが効果的なこともあります。いつも顔を合わせているようなメンバーであれば、今日のお話に関係のある、ついさっきWEBで仕入れたトピックスや、ハッとするようなデータや数字を出して、ききたい気持ち、新鮮な気持ちになっていただけると、いいスタートがきれます。
②目的は、あらかじめ伝わっている、話しているうちに自ずとわかる、などと考えず、最初に明確に短い言葉で伝えて下さい。連日、たくさんのプレゼンテーションをきかされていると、目的が明確に表現されるものとそうでないもので、自分の理解度、集中度、参画度、相手に対するプロとしての評価が全く違って感じられるものです。ビジネスはもちろん、地域や学校、家庭での話し合いの時にも心がけてみると、今までとは違った結果になるかもしれません。
効果は、その話をきくことで、きき手が得られるメリットです。これが大きければ大きいほど、ききたい気持ちになりますね。ですから、同じ効果でも、大きく感じられる表現を心がけましょう。
“効果としては、営業担当者としてスキルアップが期待できます”と言うかわりに、次のように言ってみることもできるのです。
“今日のお話をきいていただくと、お客さまを訪問する前にどんな準備をしたらいいのかがわかります。また、初めてお目にかかるお客さまに打ち解けていただくのは、難しいと感じたことはありませんか？そんな時のヒントを差し上げます。さらに、…”
効果は、一言で概念的にまとめてしまうより、具体的にたくさんあげていく方が、きき手はメリットを感じるものです。
③進め方では、今日のアジェンダ（お話する項目や、その他予定していることすべて）とその時間配分を伝えます。5分のプレゼンテーションでも、話す項目と質問時間の有無を伝えることは効果があります。
拘束されるきき手が、どのようにこの時間を過ごすことになるのか、気になるのは自然な心理だと思いませんか？気になることをそのままに話を始めても、集中していただけないのは当然ですね。プレゼンテーションはどう進んでいくのか、自分達も何かやることがあるのか、質問の時間はあるのか、資料やメディアはどうなっているのか、休憩時間はどの程度とってもらえるのか、飲み物は自由にとっていいのか（あるいは、会場の事情などで持ち込めないのか）、長時間であれば食事はどうするのかなども含めて、一度、きき手の立場にたって何が気になるか考え、それに対して必要な情報を口に出して伝えましょう。
